Sommaire

  1. Les automatisations natives dans Notion
  1. Time to Hire
  1. Gestion des relances
  1. Closing
 

1. Les automatisations natives dans Notion

Notion offre la possibilité de créer des automatisations au sein d’une base de données ou entre 2 bases de données. C’est une de leur dernière features qui va permettre aux utilisateurs de pouvoir gagner un temps considérable dans leurs processus de travail.
En effet, les automatisations de base de données vont permettre d’accélérer la gestion des tâches d’administration répétitives de votre gestion de projet. Vous passerez ainsi moins de temps à cliquer sur des boutons et plus de temps sur les tâches essentielles.
Une automatisation de base de données comprend deux étapes : d’abord un événement déclencheur, puis une séquence d’actions. Le déclencheur correspond à un changement dans les propriétés de la base de données. L’automatisation est un rapport de cause à effet : « Quand l’un de ces événements se produit (déclencheur), alors exécute ces actions. »
Par exemple, votre déclencheur peut être l’ajout d’une nouvelle page dans la base de données, et l’action qui en résulte peut être le remplissage automatique de certaines propriétés avec les réponses que vous avez choisies.
notion image
Les automatisations de base de données peuvent compléter ou mettre à jour des propriétés, ajouter ou modifier des pages dans une autre base de données, ou encore envoyer des notifications Slack. Vous pouvez personnaliser les automatisations en fonction de vos besoins et en exécuter plusieurs dans la même base de données pour différentes situations.
Les automatisations de base de données ont trois avantages principaux :
  • Limiter la perte de temps entre les tâches : plutôt que d’attendre qu’on leur attribue leur prochain projet, les membres de votre équipe reçoivent une notification dès qu’une nouvelle tâche est créée.
  • Prévenir les erreurs humaines : quand votre équipe jongle avec plusieurs projets, ce sont souvent les tâches manuelles (comme la réaffectation d’une tâche) qui sont oubliées. La mise en place d’automatisations permet de réduire la charge mentale de chacun et d’éviter les oublis.
  • Fluidifier la gestion de projet : les automatisations de base de données sont natives de Notion. Vous n’avez donc pas besoin de créer des workflows complexes à l’aide d’outils externes. Vous pouvez gérer tous vos projets dans Notion pour limiter les changements de contexte et préserver la concentration et la qualité de travail de votre équipe.
Pour créer une automatisation, rendez-vous sur le menu supérieur de votre base de données ou vous allez pouvoir désormais sélectionner l’éclair pour ouvrir un menu déroulant. Ensuite, cliquez sur “Nouvelle automatisation” pour lancer la création. Une automatisation comporte un déclencheur suivie d’actions que vous allez pouvoir paramétrer et conditionner.
 
Nous allons voir au travers de 3 exemples comment utiliser ces automatisations pour faciliter vos processus d’embauche.
 
 
notion image

2. Time to Hire

Le "time to hire", ou temps de recrutement en français, est un indicateur clé qui mesure la durée nécessaire pour pourvoir un poste vacant depuis son ouverture jusqu'à la sélection du candidat retenu et son acceptation de l'offre. Voici comment automatiser son calcul dans Notion.
  • créer une base de données pour créer, gérer puis suivre l’avancement de vos offres d’emploi.
  • Lancer une nouvelle automatisation
  • Déclencheur : changement de statut de l’offre en “Pourvue”
  • Action : Ajout de la date de clôture de l’offre d’emploi
  • Avec l’aide d’une formule simple (dateBeetween), calcul de la durée entre la date de création de l’offre et sa clôture.
Apport : calcul du “Time to Hire” automatique
 

3. Gestion des relances

La gestion des relances fait partie des tâches répétitives que l’on peut avoir en tant que recruteur. Elles ne sont pas à négliger car quelqu’un qui ne vous a pas répondu ne signifie pas qu’il ne souhaite pas échanger avec vous !
  • créer une base de données pour créer, gérer puis suivre l’avancement de vos candidat.e.s.
  • créer une base de données pour vos tâches (To Do List)
  • Lancer une nouvelle automatisation
  • Déclencheur : changement de statut de la fiche candidat vers “À relancer”
  • Action : création d’une tâche liée au profil concerné dans votre To Do List
Apport : ne loupez plus aucune relance dans votre To Do List. Repérer rapidement qui est le profil concerné pour adapter votre relance en fonction.
notion image
 
notion image

4. Closing

Le “closing” est une phase clé de votre processus puisqu’il s’agit de l’aboutissement de votre travail de recrutement. Faciliter les différentes actions à mener pour optimiser votre réussite d’avoir un retour positif concernant votre proposition d’embauche !
  • créer une base de données pour créer, gérer puis suivre l’avancement de vos candidat.e.s.
  • créer une base de données pour vos tâches (To Do List)
  • Lancer une nouvelle automatisation
  • Déclencheur : changement de statut de la fiche candidat vers “Proposition”
  • Action : Création de tâches dans la To Do List liées au profil concerné comme “Réalisation du contrat”, “Envoi de la proposition” et “Lecture de contrat”
Apport : Faciliter vos démarches de closing sans vous soucier de recréer les tâches associées à chaque fois.
Vous l’aurez compris, les automatisations natives apportent de nouvelles possibilités pour continuer à gagner en productivité et parfaire vos flux de travail avec Notion. Expérimentez et créez vos meilleures automatisations directement dans votre système Notion !
badge