4 automatisations gratuites avec Notion

Dans cet article, nous allons voir comment mettre en place 4 automatisations qui peuvent vous servir pour gagner en productivité avec Notion. Ces automatisations sont possibles grâce aux intégrations natives ou en utilisant Make ou Zapier.

Sommaire

Réponse à un formulaire

Prise de rendez-vous

Prospection

Suivi sportif

1. Réponse à un formulaire

Votre activité peut nécessiter d’utiliser des formulaires en ligne afin de pouvoir échanger avec vos prospects, collègues ou des candidats en cours de processus d’embauche par exemple.

Afin d’éviter de perdre du temps pour savoir si vous avez reçu une réponse et pour traiter les données, je vous suggère d’utiliser Tally qui est un super outil pour construire des formulaires en ligne avec la possibilité d’intégrer Notion et Slack pour automatiser la gestion des réponses.

En effet, avec Tally, on va pouvoir automatiquement importer les résultats de ses formulaires dans une base de données Notion en utilisant le menu “Integrations” présent en haut de page.

Afin d’être informé lorsqu’une réponse au formulaire est réalisée, vous pouvez ensuite paramétrer depuis Tally une autre intégration avec votre Slack pour être notifié dès que quelqu’un complète le formulaire.

Avantages :

Ce type d’intégration va vous permettre de :

partager vos formulaires qui vous voulez et à différents endroits si vous le souhaitez (site web, messagerie instantanée, mail, etc.)

centraliser les réponses dans Notion

être prévenu et réactif si besoin dès lors qu’une réponse à un formulaire est effectuée.

2. Prise de rendez-vous

Notre travail peut nous amener de manière fréquente à devoir prendre un rendez-vous pour échanger avec un prospect ou faire une réunion avec un collègue ou un fournisseur.

Afin d’éviter de perdre du temps dans le choix du créneau et de multiplier les échanges pour connaitre les disponibilités de chacun, il est intéressant d’utiliser un outil comme Zcal qui va vous permettre de partager l’accès à votre agenda à qui vous le souhaitez.

L’objectif de cette automatisation est de gagner du temps pour la réservation de créneau dans son emploi du temps et de pouvoir relier son agenda à son Notion afin d’alimenter sa base de tâches avec ses nouveaux rendez-vous.

L’automatisation

Pour réaliser cette automatisation, je vous propose d’utiliser Make et ce scénario qui va vous permettre de créer automatiquement les tâches issues de vos prises de rendez-vous effectuée avec Zcal dans Notion.

Il faut donc d’abord paramétrer son agenda, ici Google dans l’exemple, en demandant à Make de regarder s’il y a un nouvel évènement (Watch events). Ensuite, il faut demander à Make de regarder si cet évènement est déjà dans Notion ou pas, dans le cas ou il s’agirait d’une modification.

Si c’est le cas, le routeur de ce scénario permettra de mettre à jour les informations sur l’event (Update a Database Item). Si non, cela créera la tâche (Create a Database Item).

Avantages :

Cette automatisation va vous permettre de :

proposer un accès à votre agenda facilement et éviter de perdre du temps à chercher un créneau de disponibilité

Importer les informations de vos rdv dans Notion automatiquement

Mettre à jour les informations dans Notion en cas de modifications de votre agenda

3. Prospection

Si vous prospectez, je vous propose une automatisation en utilisant une extension qui vous permet de scraper les données de vos prospects sur LinkedIn dans Notion : LinkedIn to Notion.

Ensuite, vous pouvez vouloir envoyer un premier mail à votre nouveau prospect pour lui proposer un échange ou lui présenter votre offre de services. Cela est tout à fait possible grâce à Make ou l’on va pouvoir paramétrer le mail que l’on souhaite envoyer à son prospect. Pourquoi pas intégrer dans ce mail un formulaire Tally et reprendre la première automatisation de cet article !

L’automatisation

Avantages :

Cette automatisation va vous permettre de :

Scraper rapidement les informations d'un profil LinkedIn pour sa prospection

Envoyer automatiquement un mail à un nouveau contact qui apparait dans son CRM Notion

Possibilité d'intégrer un formulaire Tally dans le mail afin de mettre en place une automatisation liée au réponse (Cf. 1ère automatisation du carrousel)

4. Suivi sportif

Si vous êtes sportif, vous avez certainement envie de suivre vos progrès et les statistiques de vos séances. Les applications mobiles ne sont pas toujours bien conçues pour cela.

Je vous propose une automatisation très simple à mettre en place entre l’application Strava et votre Notion en utilisant Zapier.

L’automatisation

Pour réaliser cette automatisation, il faut se rendre sur Zapier et choisir comme élément déclencheur “New activity in Strava”. Ensuite, vous devez connecter votre Notion et la base de données dans laquelle vous souhaitez que les informations de vos séances soient importées.

Avantages :

Cette automatisation va vous permettre de :

Importer automatiquement les stats de ses séances de sport dans Notion

Utiliser les filtres de Notion pour suivre ses progrès par période

J’espère que ces cas d’usages pourront vous être utiles ou vous inspirer !

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